Le produit

Keysy prépare. Thomas décide.

Quatre situations que Thomas connaît par cœur, et ce que Keysy en fait. Les écrans ci-dessous sont des illustrations, sur un portefeuille de démonstration fictif : 4 actifs, 31 baux, 4 entités.

Le sujet

Un portefeuille mixte n’est pas un portefeuille de plus.

Dès qu’un même patrimoine réunit du tertiaire, du commerce et du résidentiel, il ne relève plus d’un seul corpus. Les indices divergent, les préavis divergent, les obligations énergétiques divergent — et la plupart des systèmes obligent à ouvrir un dossier par régime.

Keysy a été conçu à partir de cette contrainte, pas adapté après coup.

Les quatre régimes de bail : indice de révision, et ce que Keysy en suit
Régime	Révision	Dans Keysy
Bail tertiaireBureaux, activités	ILATannuelle ou triennale	Indice ILAT proposédurée légale minimale signalée
Bail commercialCommerce, retail	ILCannuelle	Indice ILC proposérenouvellement instruit pas à pas
Bail d’habitationLogement nu ou meublé	IRLannuelle, clause obligatoire	Indice IRL proposéclasse DPE et calendrier d’interdiction de louer sur le lot ; gel des loyers F et G contrôlé à la révision
Bail dérogatoireCourte durée	LibreICC fréquent	Indice choisi au baildurée cumulée et reconduction suivies, signalées sans blocage

09 h 12

Une clause. Sept dossiers. Quarante-trois minutes.

Thomas cherche la clause de cession d’un bail de 2019. Elle est page 9, article 12.

~~Rouvrir sept PDF~~Après : Le document est proposé au rattachement à son bail dès l’import

Intelligence documentaire

Chaque champ lu porte son indice de confiance.

L’extraction n’est pas une boîte noire. Le type de chaque document est reconnu à l’import, les champs clés des baux, factures, courriers et assurances sont lus avec un indice de confiance, et les champs incertains sont signalés : la main revient au gestionnaire.

Étape 01
Lecture
Un document par fichier : son type est reconnu à l’import, à partir de ses premières pages. Bail, facture, courrier, assurance.
Étape 02
Extraction
Les champs clés sont lus. Pour un bail : preneur, adresse, dates de début et de fin, loyer mensuel, dépôt de garantie et type de bail.
Étape 03
Signalement
Chaque champ porte son indice de confiance. Sous 70 %, il est signalé.
Étape 04
Vérification
Le gestionnaire vérifie et corrige les champs signalés, puis range le document à sa place.

bail-tour-ampere-niv4.pdf7 champs lus · 1 signalé

Illustration — portefeuille de démonstration fictif

Type de bail99 %

Bail commercial 3/6/9

Preneur98 %

Delaunay Conseil SAS

Loyer mensuel HT97 %

17 396,67 €

Date de début94 %

1er avril 2019

Date de fin91 %

31 mars 2028

Dépôt de garantie62 %

52 190 € · champ incertain, à vérifier

Le trait vertical marque le seuil de 70 % : en dessous, le champ est signalé.Vérifier les champs

Trois règles, non négociables.

Un document par fichier.Chaque fichier importé est un document : son type est reconnu, et ses champs clés sont lus pour les baux, factures, courriers et assurances.
Les champs incertains sont signalés.Chaque champ porte son indice de confiance. Sous 70 %, il est signalé, et c’est au gestionnaire de le vérifier.
Le modèle ne calcule pas la révision.Le modèle peut suggérer un indice et commenter une révision ; le calcul est fait par une règle déterministe, vérifiable et reproductible. Un montant réglementaire ne sort jamais d’un modèle probabiliste.

1er avril

La date de révision était dans le bail.

L’échéance, elle, était dans l’agenda de quelqu’un d’autre. Trois mois de hausse perdus.

~~Recalculer sous tableur~~Après : Jusqu’à 200 baux révisés en une session

Le référentiel

Lu. Révisé. Rapproché.

01 — Constitution

Le portefeuille est repris pour vous.

La reprise est réalisée par nos équipes, par import de vos données : biens, lots, baux, locataires. Un bail se crée ensuite dans l’assistant de bail, rattaché à son bien, et ses documents s’y rangent.

Reprise réalisée par nos équipes, par import.

Bail constituéSaisi dans l’assistant de bail

Illustration — portefeuille de démonstration fictif

NatureBail commercial 3/6/9

PreneurDelaunay Conseil SAS

Saisi

Surface louée742 m² — niveau 4

Loyer annuel HT/HC208 760 €

Saisi

Indice de révisionILAT — base T3 2023

PériodicitéAnnuelle · 1er avril

Saisi

Dépôt de garantie52 190 €

Fin du bail31 mars 2028

Saisi

DocumentsBail, avenant n° 1

BienTour Ampère — niveau 4

Rangés

Le document est proposé au rattachement à son bail dès l’importEnregistrer le bail

02 — Révision

Chaque bail est révisé selon son propre indice.

Chaque jour, les baux arrivés à échéance sont détectés et leur révision est préparée en brouillon, sans rien appliquer ni envoyer ; si l’indice du trimestre voulu n’est pas encore publié, le bail attend sa publication. Ils sont aussi listés à l’ouverture des écrans. Le calcul applique l’indice et le trimestre de référence du bail, puis produit le courrier de révision. Avant l’application, il signale le gel des loyers des logements classés F et G et les hausses anormales : une révision signalée demande votre confirmation, inscrite au journal d’audit. Quand un valideur est désigné pour le bien, la révision est enregistrée en brouillon, soumise au valideur, puis appliquée à sa validation par un autre que son préparateur ; tant qu’elle n’est pas validée, le loyer du bail ne change pas. L’historique de chaque bail garde l’ancien loyer, le nouveau, les indices, l’auteur et la date.

Jusqu’à 200 baux révisés en une session, avec justification unitaire.

Révision — Tour Ampère, niveau 4calcul décomposé

Illustration — portefeuille de démonstration fictif

Loyer en courseffet au 1er avril 2025

208 760,00 €

Indice contractuelILAT — trimestre de référence T3

Variation annuellepublication INSEE reprise automatiquement

+ 2,84 %

Règle de calculdéterministe — hors modèle probabiliste

Reproductible

Loyer révisé au 1er avril 2026214 688,78 €

Courrier de révision généré · historique du bail alimentéSoumettre au valideur

03 — Exploitation

Les encaissements sont rapprochés, les écarts remontés.

Les comptes sont connectés en lecture seule via un agrégateur DSP2 et synchronisés toutes les quatre heures. Pour chaque mouvement, un rapprochement avec une facture est proposé ; vous le confirmez et le paiement est enregistré. Les retards alimentent la file « À traiter » et les relances par e-mail, jusqu’à la mise en demeure ; le commandement de payer reste hors Keysy.

Le retard est identifié dès le lendemain de l’échéance.

À traiterUne file unique, triée par échéance

Illustration — portefeuille de démonstration fictif

Retard

Retail Park Sud — lot B3 · J+2126 040 € · 2e relance envoyée par e-mail

Relancer

Indexation

Tour Ampère — niveau 4ILAT · échéance au 1er avril 2026

Préparer

Banque

27 rapprochements proposés1 187 200 € · à confirmer

Rapprocher

Échéance

Le Séquoia — congé possible au 31.12.2026Préavis 6 mois · arbitrage avant le 30.06

Ouvrir

Chaque ligne mène à l’écran où elle se traite · Keysy ne prélève ni ne vire rien de lui-même

Fin de trimestre

Le rapport se reconstruit à la main.

Occupation, encaissement, échéances : quatre fichiers, deux soirs, une version de plus.

~~Compiler~~Après : Lire, en continu

Pilotage

Le portefeuille se lit. Il ne se compile plus.

Les états que vous reconstituez aujourd’hui sous tableur sont produits en continu : loyer en place, encaissement, occupation, effet des révisions, révisions à instruire, et plus de quarante rapports prêts, de l’état locatif à la balance âgée.

Illustration — portefeuille de démonstration fictif

Loyers annualisés

1,27 M€

loyer annuel hors taxes

Taux d’encaissement

98,2 %

sur 12 mois glissants

Taux d’occupation

94,6 %

financier et physique, chacun avec sa base

Révisions à instruire

soit 12 baux dont la date d’indexation est passée

Ce que les révisions appliquées ont rapporté

Loyer mensuel des baux révisés du portefeuille de démonstration, avec les révisions appliquées et à son niveau d’avant révision

Révisions appliquéesBase sans révision

Loyer mensuel des baux révisés, avec et sans révision, en k€
k€	déc.	janv.	févr.	mars	avr.	mai	juin	juil.	août	sept.	oct.	nov.
Révisions appliquées	38,4	38,4	38,4	39,0	39,0	39,6	39,6	39,6	40,2	40,2	40,2	40,6
Base sans révision	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4	38,4

En déplacement

L’état des lieux attendait son retour au bureau.

Un état des lieux d’entrée, une facture impayée à renvoyer : depuis le téléphone, Thomas fait l’état des lieux pièce par pièce et renvoie la facture au locataire.

~~Ressaisir lundi~~Après : Le faire sur place

Mobilité

Sur le terrain, le portefeuille dans la poche.

L’application iOS, en test fermé (Android à venir), reprend le tableau de bord, l’assistant et les états des lieux. Les notifications s’affichent dans l’application.

Consulter le portefeuille. Le tableau de bord du portefeuille, et un centre de notifications dans l’application.
Encaisser et facturer. Enregistrer un paiement, envoyer une facture, renvoyer la facture d’un impayé, depuis le téléphone.
Faire l’état des lieux. Pièce par pièce : état des surfaces, notes, signature à l’écran par les deux parties.
Interroger l’assistant. Il répond sur le portefeuille et demande confirmation avant d’agir.

Illustration — portefeuille de démonstration fictif

Aussi dans Keysy

Les modules du quotidien, déjà livrés.

Au-delà des baux et des loyers, Keysy couvre l’exploitation courante du patrimoine.

Travaux et chantiers
Ordres de travail, interventions et chantiers, suivis par bien.
Rondes d’inspection
Tournées par QR code, points de contrôle et constats.
Équipements
Parc d’équipements par bien, avec leurs contrats d’entretien.
Clés et compteurs
Remises de clés et relevés de compteurs, par lot.
Fournisseurs et contrats
Annuaire, contrats fournisseurs et factures de dépenses.
Assurances
Polices d’assurance et leurs échéances, par bien.
Emprunts
Emprunts immobiliers rattachés aux biens.
Candidatures
Dossiers des candidats locataires, de la réception à la décision.
Mandats et détenteurs
Détenteurs, parts de détention et mandats de gestion.
Portails locataire et propriétaire
Accès par lien sécurisé. Locataire : documents, factures, baux ; propriétaire : biens, état locatif et dernière distribution.
Rapports
Plus de quarante rapports prêts : état locatif, vacance, balance âgée, compte rendu de gestion.

Niveau d’automatisation

Où s’arrête le système.

Nous documentons la frontière plutôt que d’annoncer une automatisation totale. Ce tableau décrit ce qui est livré aujourd’hui, processus par processus.

Niveau d’automatisation de chaque processus : détection, préparation et émission
Processus	Détection	Préparation	Émission
Révision IRL / ILC / ILAT / ICCÉchéance, calcul déterministe, courrier	Automatique	Automatique	Par l’utilisateur
Appels de loyers et de chargesAppels préparés chaque jour, envoyés après votre approbation, PDF joint	Automatique	Automatique	Sur validation
RecouvrementRelances par e-mail jusqu’à la mise en demeure	Automatique	Automatique	Sur activation
Rapprochement bancaireMouvement ↔ facture · agrégation DSP2	Automatique	Automatique	Sur validation
Lecture documentaireUn document par fichier : baux, factures, contrats	À la demande	Automatique	—
Reddition de chargesFactures, clés de répartition, décompte preneur	Automatique	Assisté	Par l’utilisateur
Renouvellement et déplafonnementTriennales, congés, valeur locative	Automatique	Assisté	Par l’utilisateur
Conformité énergétiqueDPE, diagnostics, gel F/G	Partielle	Assisté	—
Facturation électronique (Factur-X)Format Factur-X à l’émission, transmission à venir	—	Automatique	À venir
Portails locataire et propriétaireLocataire : documents, factures, baux · propriétaire : état locatif	Disponible	—	—

Automatique — sans intervention
Sur validation — préparé, émis après approbation
Par l’utilisateur — décidé et émis par l’utilisateur, sans second valideur
Sur activation — coupé par défaut, activé par l’organisation
À la demande — lancé par l’utilisateur
Partielle — couvre une partie du processus
Assisté — instruit pas à pas
Disponible — ouvert aux locataires et aux propriétaires
À venir — non livré

Nous ne signons rien au nom de nos clients. Un congé, une révision, une mise en demeure engagent le mandant, pas l’éditeur. Le commandement de payer reste hors Keysy, et les relances automatiques ne partent que si vous les activez.

Conformité

Les échéances applicables, et celles qui ne le sont pas.

Nous documentons le périmètre exact plutôt que d’annoncer une conformité générale. Ce qui ne concerne pas votre portefeuille est indiqué comme tel.

Baux assujettis à la TVA — réceptionObligation de recevoir les factures au format électronique · réception dans Keysy à venir
1er sept. 2026
Émission — grandes entreprises et ETIFacturation électronique sortante · factures émises au format Factur-X, transmission à venir
1er sept. 2026
Émission — PME et micro-entreprisesFacturation électronique sortante · factures émises au format Factur-X, transmission à venir
1er sept. 2027
Quittances de loyer d’habitationPreneur particulier — opération B2C
Hors champ
Diagnostics et DPERegistre par bien · alerte dans l’application 90 jours avant l’expiration (30 jours pour les termites) : DPE, amiante, plomb, gaz, électricité, termites
Suivi
Interdiction de louer — logements classés G, puis FLocation interdite : G depuis 2025, F à partir de 2028 · avertissement sur le lot et sur le bail, gel des loyers F et G contrôlé à la révision
G 2025 · F 2028
Encadrement des loyers — zones tenduesPlafond d'encadrement indiqué à la création du bail et dans le rapport « Loyer vs marché » dès que le nombre de pièces du lot est renseigné
En vigueur

Cycle d’exploitation

Le cycle annuel, temps par temps.

Janvier
Révisions IRL
Baux d’habitation arrivés à échéance, listés et calculés, avec le gel des loyers F et G et les hausses anormales signalés.
Mars — Avril
Révisions ILC / ILAT
Baux commerciaux et tertiaires, courrier de révision généré.
Avril — Mai
Reddition de charges
Décompte preneur de l’exercice écoulé, justificatif PDF.
Mai
Aide à la déclaration
Rapports 2044 et 2072 par détenteur, comptes rendus de gestion et dossier de clôture.
Juin — Juillet
Arbitrages de congé
Fins de bail, dates limites de congé et échéances triennales, dans l’échéancier des baux et dans la file « À traiter ».
Septembre
Facture électronique
Factures émises au format Factur-X ; transmission et réception à venir.

Évaluez Keysy sur un portefeuille réel.

Une démonstration de quarante minutes sur vos propres actifs, puis un pilote sur un périmètre restreint. La reprise de vos baux est réalisée par nos équipes ; vous jugez sur la première campagne de révision.

Demander une démonstration Contacter l’équipe

Réponse sous 48 heures ouvrées · aucun engagement à ce stade

Keysy prépare. Thomas décide.

Un portefeuille mixte n’est pas un portefeuille de plus.

Une clause. Sept dossiers. Quarante-trois minutes.

Chaque champ lu porte son indice de confiance.

Lecture

Extraction

Signalement

Vérification

Trois règles, non négociables.

La date de révision était dans le bail.

Lu. Révisé. Rapproché.

Le portefeuille est repris pour vous.

Chaque bail est révisé selon son propre indice.

Les encaissements sont rapprochés, les écarts remontés.

Le rapport se reconstruit à la main.

Le portefeuille se lit. Il ne se compile plus.

L’état des lieux attendait son retour au bureau.

Sur le terrain, le portefeuille dans la poche.

Les modules du quotidien, déjà livrés.

Travaux et chantiers

Rondes d’inspection

Équipements

Clés et compteurs

Fournisseurs et contrats

Assurances

Emprunts

Candidatures

Mandats et détenteurs

Portails locataire et propriétaire

Rapports

Où s’arrête le système.

Les échéances applicables, et celles qui ne le sont pas.

Le cycle annuel, temps par temps.

Révisions IRL

Révisions ILC / ILAT

Reddition de charges

Aide à la déclaration

Arbitrages de congé

Facture électronique

Évaluez Keysy sur un portefeuille réel.